RSS

Membuat dan mencetak mail merge

16 Jan

Mail merge atau surat masal adalah salah satu fasilitas yang terdapat di Microsoft Word untuk membantu kita membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fasilitas ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak.

Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, undangan dan amplop.

Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:

1. Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.

2. Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima.  Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya

Membuat Dokumen Master

Pada modul ini kita akan membuat sertifikat yang akan diberikan kepada peserta pelatihan animasi 2 dimensi. Data source berisi Nama, tempat dan tanggal lahir peserta. Ketikkan format sertifikat seperti di bawah ini

1

Membuat Data Source

Berikut ini langkah membuat Data Source

1. Klik Ribbon Mailings > Select Recipients > Type New List

1
2. Akan muncul kotak dialog New Address List seperti gambar di bawah

1
Pada kotak dialog New Address List sudah disediakan field-field secara otomatis oleh Microsoft Word. Karena field yang tersedia tidak sesuai dengan kebutuhan, maka dapat menggantinya dengan meng-klik tombol Customize Column
3. Pada kotak dialog Customize Address List dapat dilakukan beberapa perintah

      • Menambah field yang dibutuhkan dengan mengklik tombol Add
      • Menghapus field yang tidak dibutuhkan dengan mengklik tombol Delete
      • Mengganti nama field sesuai kebutuhan dengan mengklik tombol Rename
      • Untuk memindahkan field ke atas klik tombol Move Up
      • Untuk memindahkan field ke bawah klik tombol Move Down
      • Jika sudah selesai klik OK

1

4. Isikan field sesuai dengan data yang ada

1

5. Simpan dengan nama : database, Save as type jangan diganti biarkan aja : Microsoft Office Address List

1

Next… kita gabungin kedua file tadi

1. Letakkan kursor di posisi Nama Peserta

2. Klik Riboon Mailings > Insert Merge Field

3. Sesuaikan data pada Dokumen Master dengan isi field pada Data Source

1  1
4. Klik ikon Preview Result

1

5. Klik Next Record untuk melihat perubahan

jadi deh, gimana kalo mau diprint? bisaaa, langsung aja diprint semuanya, gak perlu ngeprint satu persatu dokumennya, begini caranya

1. Klik ikon Finish & Merge > Print Document

1
2. Ada 3 pilihan untuk mecetak dokumen
All untuk mencetak semua surat.
Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.

 
Leave a comment

Posted by on January 16, 2015 in Belajar

 

Tags: , , , ,

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

 
%d bloggers like this: